Calculadora de aquecimento de e-mail: uma rampa semana a semana

Com os valores padrão, subindo 50% por passo e segurando cada passo por uma semana de dias de envio, uma caixa vai de 5 para 40 e-mails por dia em umas cinco semanas. Nenhum provedor publica um prazo fixo; o tempo depende do início, do alvo, do tamanho do passo e de quanto você segura cada passo, por isso a calculadora deixa você definir os quatro.

A conta: o número de aumentos é mais ou menos LN(alvo/início)/LN(1+passo), arredondado para cima, e as semanas até o volume total são aumentos × dias por passo ÷ dias de envio por semana. Numa planilha com o início em A2, o alvo em B2, o passo em porcentagem em C2, os dias por passo em D2 e os dias de envio por semana em E2, fica =ROUNDUP(LN(B2/A2)/LN(1+C2),0)*D2/E2 (numa planilha em português, =ARREDONDAR.PARA.CIMA(LN(B2/A2)/LN(1+C2);0)*D2/E2). A calculadora arredonda cada passo para e-mails inteiros, então pode ter um passo a menos: de 5 para 40 a 50%, a fórmula dá seis passos e a calculadora cinco, porque 27 × 1,5 arredondado já passa do alvo.

Começando com pouco volume para destinatários engajados e subindo aos poucos, que é o que dizem as diretrizes para remetentes do Google na parte sobre aumentar o volume devagar. Elas pedem para começar com um volume baixo para usuários engajados e aumentar aos poucos, avisam que dobrar de repente o volume enviado antes pode causar limitação de taxa ou queda de reputação, e dizem que dá para subir mais rápido quando você envia todo dia em vez de toda semana. O Google publica princípios, não um cronograma, e os outros provedores também.

Os valores padrão transformam isso em três regras práticas: suba o volume 50% por passo, bem abaixo de dobrar; segure cada passo por uma semana de dias de envio para os problemas aparecerem antes de você somar mais; e mande o volume inicial para quem tem mais chance de abrir e responder. A partir de 5 por dia os passos são 5, 8, 12, 18, 27 e 40, a mesma rampa da tabela de caixas novas do nosso guia de aquecimento (em inglês).

Esse alvo é decisão sua, não um número seguro publicado. Para cold email, plataformas como o Instantly sugerem de 30 a 50 por dia por conta, e os provedores de e-mail não publicam nenhum limite para cold email. O teto do Google Workspace é de 2.000 mensagens por usuário por dia e o do Microsoft 365 de 10.000 destinatários, os dois muito acima de um volume sensato de cold email; a calculadora de limites de envio (em inglês) reúne todos.

Para um domínio de marketing ou um IP dedicado indo para milhares por dia, use uma "caixa" só e coloque como alvo o volume diário dela. As mesmas regras valem, e o Google diz que quanto mais você envia, mais devagar deve subir. O Google também controla limites por domínio e por IP, e a cota de um IP é dividida por todos os domínios que enviam por ele.

Assim que os servidores que recebem começarem a resistir: as diretrizes do Google dizem que, se as mensagens começarem a voltar ou a ser adiadas, você deve reduzir o volume até a taxa de erro cair e depois voltar a subir devagar. Na prática, volte um passo e segure por alguns dias se vir adiamentos do Gmail por limite de taxa 421 4.7.28 (em inglês), outros adiamentos 421 ou 451 subindo, reclamações de spam acima de 0,1% no Google Postmaster Tools, ou aberturas e respostas caindo enquanto o volume sobe.

Hard bounces acima de uns 2% significam que a lista precisa de limpeza, não de mais aquecimento: um domínio novo não tem histórico para absorvê-los. Antes de aquecer, passe a lista pelo verificador de e-mails em massa.