Den echten Entscheider in einem Unternehmen finden: eine Regel, drei Suchen und zwei kostenlose Filter

Der Entscheider in einem Unternehmen ist meist die Person, die das Budget für das Problem verantwortet, das Sie lösen, und das ist normalerweise eine Ebene über denen, die die Arbeit machen. Nicht ganz oben, und nicht das Recruiting oder das Sammelpostfach. Diese Person finden Sie an drei öffentlichen Stellen: auf den Führungs- und Teamseiten des Unternehmens, in seinen Stellenanzeigen und in Pressemitteilungen und Veranstaltungsseiten, auf denen es öffentlich spricht. Dann filtern Sie Ihre Liste nach Seniorität und Abteilung, behalten zwei oder drei Personen pro Unternehmen, verifizieren und senden in Wellen.

Dieser Beitrag ist die schriftliche Fassung unseres Videos zum selben Thema. Alle Suchen aus dem Video stehen unten zum Kopieren.

Richtige Adresse, falsche Person

Eine verifizierte Adresse ist die halbe Arbeit. Die E-Mail kommt an, und nichts passiert, weil sie bei jemandem gelandet ist, der nicht Ja sagen kann. Er leitet sie weiter mit „nicht mein Bereich“, oder auch nicht. Wessen Adresse Sie suchen, zählt so viel wie das Finden selbst.

Die Regel: eine Ebene über der Arbeit

Der Käufer ist meist die Person, die das Budget für das Problem verantwortet, das Sie lösen, normalerweise eine Ebene über denen, die die Arbeit machen.

Ein Beispiel. Ein Unternehmen stellt fünf Sales Development Reps ein. Die Reps sind nicht die Käufer. Für die meisten Käufe ist es auch der CEO nicht. Die VP oder Leitung Vertrieb, die diese Reps führen wird, ist es. Interessiert sich der CEO, leitet er Ihre E-Mail ohnehin an diese Person weiter; ihr direkt zu schreiben spart einen Schritt.

Die Unternehmensgröße ändert die Antwort

Unternehmensgröße	Bester Erstkontakt	Zweite Welle
1–20 Personen	Gründer, Inhaber, CEO	Keine; ein oder zwei Personen reichen
20–200	Leitung oder Director der Funktion	Der Gründer, wenn keine Antwort kommt
200–2.000	Director oder Leitung des Teams, dem das Problem gehört	VP der Funktion
2.000+	Manager oder Director, der das Team im Alltag führt	Director oder VP, mit Verweis auf den Erstkontakt

In einem Unternehmen unter zwanzig Personen ist der Gründer Käufer, Nutzer und oft derjenige, der info@ liest. Schreiben Sie ihm direkt; unser Leitfaden zur E-Mail von Inhabern kleiner Betriebe erklärt, wie. In der Mitte ist es die Leitung oder der Director der Funktion. In großen Unternehmen bekommen Führungskräfte mehr Kaltakquise und reichen sie weiter, daher antwortet eher die Führungskraft, die das Problem täglich spürt, oder sie nennt Ihnen die richtige Person.

Das sind Arbeitsregeln aus unserem Leitfaden zum Filtern einer Leadliste nach Seniorität, keine gemessenen Werte. Passen Sie sie an das an, was Sie verkaufen.

Suche 1: Führungs- und Teamseiten

site:example.com (intitle:"leadership" OR intitle:"our team" OR intitle:"about us")
site:example.com (intitle:"team" OR intitle:"über uns" OR intitle:"geschäftsführung")

site: hält Sie auf der Domain des Unternehmens, und intitle: liefert nur Seiten mit diesen Wörtern im Titel; die zweite Zeile ist die Variante für deutschsprachige Websites. Lesen Sie auf zwei Dinge hin: den Namen der Person, die die Funktion leitet, an die Sie verkaufen, und den genauen Titel, den sie nutzt, denn danach filtern Sie später.

Bei kleinen Betrieben, die den Inhaber nicht auf der Website nennen, helfen die Über-uns-Seite, signierte Antworten auf Bewertungen oder ein Handelsregister. In Deutschland nennt das Impressum bei juristischen Personen die Vertretungsberechtigten, also oft die Geschäftsführung. In vielen US-Bundesstaaten listet das Unternehmensregister die Officers einer LLC oder Corporation; ein Registered Agent ist dort aber oft ein Dienstleister, nicht der Inhaber.

Mit einem Namen ergibt sich das Adressformat meist von der Website selbst; siehe alle E-Mail-Adressen auf einer Website finden und E-Mail-Formate von Unternehmen.

Suche 2: Stellenanzeigen sagen, wer zuständig ist

"reporting to the head of" "Example Co"
site:example.com (inurl:careers OR inurl:jobs OR inurl:karriere) ("reporting to" OR "berichten an")

Eine Stellenanzeige ist ein öffentliches, datiertes Zeichen, dass ein Team gerade ein Problem und ein Budget hat, und sie sagt oft, an wen die neue Stelle berichtet. „Sie berichten an die Leitung Growth“ ist Ihr Käufer, vom Unternehmen selbst benannt. Unser Leitfaden zum Aufbau einer Liste aus Einstellungssignalen geht tiefer.

Zwei Warnungen. Die Anzeige nennt oft eine Recruiterin oder karriere@. Diese Postfächer sind für Bewerbungen, und ein Pitch dort wird ignoriert oder gemeldet. Und Jobbörsen haben eigene Bedingungen; lesen Sie die Anzeige deshalb von Hand auf der Website des Unternehmens, wo es geht, und notieren Sie Datum und URL.

Das Signal verblasst. Eine grobe Faustregel:

Alter der Anzeige	Was tun
Unter 1 Woche	Jetzt schreiben
1–3 Wochen	Diese Woche schreiben
3–6 Wochen	Erst prüfen, ob die Stelle noch offen ist
Älter	Den Einstellungsbezug weglassen

Suche 3: Wer für das Unternehmen spricht

"Example Co" ("head of" OR "director of" OR "VP") ("said" OR "speaker")
"Example Co" ("Leiter" OR "Leiterin") ("sagt" OR "Referent")

Pressemitteilungen zitieren die Person, der ein Launch gehört. Konferenzprogramme nennen die Leitung einer Funktion mit Titel, Podcast-Episodenseiten ebenso. Diese Personen sind benannt, aktuell und öffentlich, und was sie gesagt haben, ist ein fertiger Anlass zum Schreiben.

Suchmaschinen gehen mit Operatoren in Klammern locker um; liefert die Suche Rauschen, vereinfachen Sie sie, etwa zu "Example Co" "head of" "said". Google dokumentiert intitle:, inurl: und OR nicht auf seinen Hilfeseiten; sie funktionierten, als wir dies schrieben. Mehr in unserem Leitfaden zu Google-Suchoperatoren.

Und LinkedIn? Von Hand nutzen, um Namen und aktuellen Titel zu bestätigen, nicht um etwas zu sammeln. Abschnitt 8.2 der Nutzervereinbarung von LinkedIn verbietet Scraping und Bots, und wir zeigen keine Wege drumherum. Die legitimen Wege stehen in E-Mail aus einem LinkedIn-Profil finden.

Die Abteilung zählt so viel wie die Ebene

„Director“ ist kein Ziel; „Director Marketing“ ist eines. Ein Finanz-Director und ein Engineering-Director kaufen völlig verschiedene Dinge. Kombinieren Sie immer Ebene und Abteilung.

Eine ganze Liste nach Seniorität filtern

Haben Sie eine CSV mit einer Spalte für den Jobtitel, aus einer Teilnehmerliste, einem alten Export oder von einem Kunden, erledigt das der kostenlose Seniority-Filter für Jobtitel in Ihrem Browser:

• Jede Zeile bekommt eine Ebene (Inhaber oder Gründer, C-Level, VP, Director oder Head, Manager, Senior IC, IC oder Praktikant) und eine Abteilung wie Vertrieb, Marketing, Engineering oder Finanzen.
• Inhaber, C-Level, VP und Director sind zu Beginn angehakt. Haken Sie Ebenen an oder ab und laden Sie die behaltenen Zeilen und den Rest als zwei Dateien herunter, mit beiden Spalten ergänzt.
• Er löst Schreibweisen wie Sr., Mgr und SVP auf, erkennt Assistenztitel wie „Executive Assistant to the CEO“, bevor sie als C-Level gelten, und liest gängige deutsche Titel wie Geschäftsführer und Leiter.

Seine Grenzen sind ehrlich: Regeln können ungewöhnliche Titel falsch lesen, prüfen Sie also die C-Level-Zeilen vor dem Versand. Und er kann einen VP in einer Zehn-Personen-Firma nicht von einem in einem Konzern unterscheiden. Das bleibt Ihr Urteil.

Nicht das ganze Unternehmen anschreiben

Der Fehler direkt nach dem Filtern: zwölf Directors in einem Unternehmen, alle in derselben Sequenz. Kollegen tauschen sich aus, und zwölf Kopien einer E-Mail wirken wie eine Kampagne. Lehnt das Security-Gateway des Unternehmens Sie ab, scheitern alle zwölf zusammen.

Das kostenlose Tool Kontakte pro Unternehmen begrenzen gruppiert Ihre Liste nach E-Mail-Domain, behält die obersten N pro Unternehmen, die Ranghöchsten nach Jobtitel zuerst, und legt den Rest in einer zweiten Datei für eine spätere Welle ab, mit der Anzahl der Zeilen pro Domain.

Wie viele? Kein Mailanbieter veröffentlicht ein Limit; das sind Arbeitsregeln aus unserem Leitfaden wie viele Personen pro Unternehmen:

Unternehmensgröße	Personen gleichzeitig
Unter 50	1–2
50–500	2–3
500–5.000	3
5.000+ mit getrennten Geschäftsbereichen	3 pro Bereich

Unternehmen hinter Security-Gateways oder auf Catch-all-Domains verdienen eine noch niedrigere Grenze.

Die erste Welle bewusst wählen

1. Die Person, der das Problem gehört: deren Arbeit Ihr Angebot verändert.
2. Die Budgetverantwortliche: ihre Führungskraft, mit einer kürzeren Nachricht auf höherer Ebene.
3. Eine benachbarte Nutzerin: jemand, dessen Teil der Arbeit es berührt, mit einer Nachricht zu genau diesem Teil.

Bekämen zwei dieselbe E-Mail, streichen Sie eine. Die zweite Welle geht erst raus, wenn die erste keine Antwort und keinen Einwand bekam, nach einer Pause von etwa zwei Wochen. Jede Antwort aus dem Unternehmen pausiert alle anderen dort. Sammelpostfächer wie info@ markiert der Filter für Funktionsadressen in Ihrem Browser.

Nach dem Filtern verifizieren

Erst filtern, dann verifizieren: Adressen von Personen zu prüfen, denen Sie nicht schreiben, lohnt sich nicht. Aber verifizieren Sie, denn Titel und Adressen veralten gemeinsam. Wechselt jemand den Job, steht im alten Export noch „Director“, und die Adresse beim alten Arbeitgeber funktioniert oft nicht mehr.

Laden Sie die behaltene Datei auf der Prüfseite hoch. Die ersten 100 Prüfungen sind mit einer Google-Anmeldung kostenlos, ohne Karte; gültig, riskant und ungültig kommen als getrennte Dateien zurück. Für eine einzelne Adresse prüft der kostenlose E-Mail-Checker fünf pro Minute ohne Konto. Bei großen Unternehmen rechnen Sie mit mehr riskanten Ergebnissen: Security-Gateways und Catch-all-Domains lassen sich nicht immer bestätigen.

Die Reihenfolge: filtern, begrenzen, verifizieren, senden.

Die rechtliche Seite folgt derselben Regel

Dies ist keine Rechtsberatung; im Zweifel fragen Sie einen Anwalt.

• Deutschland. § 7 Abs. 2 UWG behandelt Werbung per E-Mail ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung als unzumutbare Belästigung, ohne Ausnahme für Geschäftskunden. Den richtigen Entscheider zu kennen ändert daran nichts; Kaltakquise per E-Mail an deutsche Unternehmen ist in aller Regel nicht zulässig. Die Recherche hilft Ihnen trotzdem für Telefon, Post oder Veranstaltungen, die eigenen Regeln folgen.
• EU (DSGVO). Eine namentliche Geschäftsadresse ist personenbezogen. Wo E-Mail-Ansprache erlaubt ist, ist berechtigtes Interesse die übliche Grundlage, und Relevanz für die Rolle der Person ist ein großer Teil dieser Abwägung. Informieren Sie die Person nach Art. 14 spätestens bei der ersten Mitteilung über die Herkunft. Siehe DSGVO und B2B-Kaltakquise.
• USA (CAN-SPAM). Keine Ausnahme für B2B: ehrliche Kopf- und Betreffzeilen, eine Postanschrift und eine funktionierende Abmeldung, umgesetzt innerhalb von 10 Werktagen. Siehe CAN-SPAM und Kaltakquise.
• Überall. Nur öffentliche Geschäftsinformationen, die Bedingungen jeder Website und Jobbörse beachten, und für jeden Kontakt Quell-URL und Datum notieren.

Was die Prüfung kostet

Seniority-Filter, Kontaktbegrenzung und Filter für Funktionsadressen sind kostenlos und laufen in Ihrem Browser. Für eine Liste sind die ersten 100 Prüfungen mit einer Google-Anmeldung kostenlos, ohne Karte. Starter kostet 9 $ pro Monat für 2.500 Prüfungen; Pro kostet 39 $ pro Monat, mit den ersten 100.000 Prüfungen im Monat bei voller Geschwindigkeit, danach langsamer, aber nie abgeschaltet. Siehe Preise.

Weiterlesen: die E-Mail eines CEO finden, die geschäftliche E-Mail-Adresse einer Person finden, Kaltakquise bei Großunternehmen.