Vale a pena enviar e-mail para endereços catch-all? Um método de decisão

Envie para endereços catch-all de forma seletiva, não no tudo ou nada. Pontue cada endereço pela origem, envie um lote de teste de 100 a 300 a partir do grupo com melhor pontuação, meça a taxa de bounce (devolução) e então envie apenas a quantidade adicional que o seu limite geral de bounce consegue absorver. A fórmula e um exemplo calculado estão abaixo.

Se você precisa do contexto sobre por que esses endereços não podem ser verificados, leia antes o que é um domínio catch-all. Este post parte do princípio de que você já tem uma lista com um segmento catch-all ou accept-all e quer decidir o que fazer com ele.

A decisão em uma tabela

Endereços catch-all variam enormemente em qualidade, e o que mais prevê essa qualidade é a origem do endereço. Nenhum verificador consegue dizer se uma caixa postal catch-all específica existe, mas você normalmente sabe como a conseguiu.

Origem do endereço	Risco	Ação padrão
Publicado no próprio site da empresa, com o nome da pessoa	Baixo	Envie no lote de teste
Passado diretamente a você (cartão de visita, formulário, resposta da pessoa)	Baixo	Envie no lote de teste
Encontrado por uma ferramenta de busca de e-mails e compatível com um padrão confirmado em outro lugar daquela empresa	Médio	Envie depois que o lote de teste passar
Deduzido a partir de um padrão comum, sem confirmação	Alto	Envie só se o lote de teste voltar limpo, e em pequenas quantidades
De uma lista comprada, raspada (scraped) ou muito antiga	Muito alto	Não envie
Um endereço de função (info@, sales@) num domínio catch-all	Depende do caso de uso	Veja vale a pena enviar para endereços de função

Dois desses itens merecem uma explicação.

Um padrão confirmado em outro lugar significa que você tem pelo menos um endereço verificado ou publicado na mesma empresa que mostra o formato dela, por exemplo um contato de imprensa listado como jane.doe@company.com. Um palpite como john.smith@company.com passa então a ter evidência por trás. Nosso guia de formatos de e-mail corporativo explica como estabelecer isso.

Listas compradas ficam de fora não porque o catch-all seja pior nelas, mas porque você não faz ideia de quão antigos são os endereços, e domínios catch-all aceitam em silêncio endereços que morreram anos atrás até a empresa endurecer a configuração. Veja vale a pena comprar uma lista de e-mails.

Passo 1: conheça o seu limite de bounce

O seu limite é definido por quem transporta os seus e-mails, e você quer ficar bem abaixo dele. Exemplos publicados:

• O Amazon SES diz na sua documentação de métricas de reputação: "If your bounce rate is 5% or greater, we automatically place your account under review. If your bounce rate is 10% or greater, we might pause your account's ability to send additional email" (se a sua taxa de bounce for de 5% ou mais, colocamos a sua conta em análise automaticamente; se for de 10% ou mais, podemos pausar a capacidade da sua conta de enviar mais e-mails). A recomendação é ficar "below 5%" (abaixo de 5%).
• A Clearout descreve a sua própria categoria "risky" (arriscado) como "generally usable when the bounce rate must remain below 5%" (geralmente utilizável quando a taxa de bounce precisa ficar abaixo de 5%) na sua documentação do verificador.

Outras plataformas têm limites próprios, reunidos em limites de taxa de bounce por plataforma. Para cold email enviado das suas próprias caixas de entrada não existe limite publicado nenhum, o que é motivo para mais cautela, não menos.

No exemplo calculado abaixo usamos uma meta de 2% de taxa de bounce combinada, o que deixa uma margem larga abaixo de uma linha de análise de 5%.

Passo 2: meça com um lote de teste, não chute

O único jeito de descobrir a taxa de bounce de um segmento catch-all é enviar para parte dele e contar. O tamanho desse lote de teste decide o quanto o resultado diz.

Quando um lote de teste não tem nenhum bounce, a regra de três dá um limite superior rápido: com zero ocorrências em n tentativas, você pode ter 95% de confiança de que a taxa real está abaixo de 3/n.

Tamanho do lote de teste	Bounces	O que dá para afirmar (95% de confiança)
30	0	Taxa real abaixo de 10%. Quase inútil
100	0	Abaixo de 3% (o intervalo de Wilson dá 3,7%)
300	0	Abaixo de 1% (o intervalo de Wilson dá 1,3%)
100	3	Em algum ponto entre cerca de 1% e 8,5%
200	10	Em algum ponto entre cerca de 2,7% e 9,0%
200	24	Em algum ponto entre cerca de 8,2% e 17,2%

As faixas com bounces são intervalos de score de Wilson, que calculamos para este post. O que importa na tabela é a largura: um teste com 30 envios não diz quase nada, e mesmo 200 envios deixam uma faixa de vários pontos de largura. Planeje pelo topo da faixa, não pelo meio.

Tire o lote de teste do grupo com melhor pontuação na tabela acima. Se esse grupo tiver muitos bounces, os grupos de baixo serão piores.

Passo 3: limite o volume de catch-all com uma fórmula

Com uma taxa de bounce de catch-all medida, você pode calcular quantos endereços consegue enviar sem estourar a sua meta. Você precisa de quatro números:

• V: quantos endereços confirmados como válidos estão no mesmo envio
• b_v: a taxa de bounce que você espera dos endereços válidos (dos seus envios anteriores)
• b_c: a taxa de bounce de catch-all do seu lote de teste (use o topo da faixa)
• T: a sua meta de taxa de bounce combinada

O número máximo de endereços catch-all, C, é:

C = V × (T − b_v) / (b_c − T)

Ela só se aplica quando b_c está acima de T. Se o seu segmento catch-all tem bounce abaixo da sua meta, ele não é o problema.

Exemplo calculado

Estes números são suposições ilustrativas, não medições. Use os seus.

Você tem 8.000 endereços confirmados como válidos e 2.000 endereços catch-all. Seus endereços válidos historicamente tiveram bounce de 0,5%. Sua meta é 2%.

Taxa de bounce de catch-all medida (topo da faixa)	Máximo de catch-all que você pode incluir	Taxa combinada se enviasse todos os 2.000
5%	8.000 × 0,015 / 0,03 = 4.000	1,4%
9%	8.000 × 0,015 / 0,07 = cerca de 1.710	2,2%
12%	8.000 × 0,015 / 0,10 = 1.200	2,8%

Com 5%, o segmento inteiro cabe com folga. Com 9%, você pode enviar cerca de 1.700 dos 2.000, então descarte os 300 com pior pontuação. Com 12%, envie 1.200 e segure o resto, ou volte atrás e melhore a origem deles.

Repare no que define a resposta: o tamanho do seu segmento válido. Endereços catch-all só cabem no orçamento quando vão junto com endereços confirmados. Enviar um lote que é quase todo catch-all, com poucos endereços confirmados para diluir os bounces, é como os remetentes estouram uma linha de 5% numa única campanha.

Passo 4: mantenha os envios de catch-all contidos

Mesmo quando a conta diz que sim, estruture o envio para que um resultado ruim cause o menor estrago possível.

1. Nunca envie os endereços catch-all primeiro. Comece a campanha pelos endereços confirmados, para que os primeiros sinais de bounce sejam limpos.
2. Distribua-os ao longo de vários dias, não numa rajada só. Um ritmo gradual dá tempo para parar se os bounces dispararem.
3. Suprima todo hard bounce (devolução permanente) imediatamente. Um endereço catch-all que deu bounce agora é um hard bounce confirmado e nunca mais deve receber e-mail.
4. Mantenha o segmento separado nos relatórios, para ver a taxa de bounce dele isoladamente em vez de diluída na média de todo o resto.
5. Acompanhe as reclamações, não só os bounces. Um endereço catch-all que aceita e-mail pode ser uma caixa compartilhada em que ninguém pediu para receber notícias suas. A mesma página do Amazon SES coloca a linha de análise de reclamações em 0,1%.

O que não fazer

Erro	Por que prejudica
Enviar para todo endereço catch-all porque "a maioria provavelmente é real"	Não há medição nenhuma por trás de "a maioria", e um segmento ruim pode levar a conta inteira além do limite
Apagar todo endereço catch-all	Em listas B2B você joga fora uma parcela grande de pessoas reais em empresas que simplesmente configuram o e-mail desse jeito
Verificar de novo endereços catch-all esperando uma resposta diferente	Um domínio catch-all vai aceitar de novo. O resultado não muda até a empresa mudar a configuração
Confiar numa ferramenta que informa endereços catch-all como válidos	Ela está informando a configuração do domínio, não a caixa postal. Veja como saber se o seu verificador está mentindo
Tratar "desconhecido" da mesma forma que catch-all	Desconhecido é uma checagem que falhou e pode se resolver numa nova tentativa. Veja resultados da verificação de e-mail explicados

Como o SimpleVerifier os informa

O SimpleVerifier detecta domínios catch-all e devolve esses endereços como arriscados, nunca como válidos, e os exporta separados dos válidos e inválidos para que o segmento já esteja pronto para pontuar. Como não há créditos por endereço, verificar de novo uma lista depois que uma empresa endurece a configuração de e-mail não aumenta a conta.

Na prática

Catch-all é uma questão de origem disfarçada de questão de verificação. Classifique os endereços pela origem, meça o melhor grupo com um lote de teste de pelo menos 100, leia o topo da faixa de confiança e use a fórmula para limitar quantos você envia junto com os seus endereços confirmados. Para ver como um endereço específico da sua lista volta antes de montar os segmentos, use o verificador de e-mail avulso gratuito.