Cronograma de aquecimento de e-mail para domínios e caixas novas

Aqueça um domínio ou caixa nova enviando um volume diário pequeno para os seus destinatários mais engajados e depois aumentando cerca de 50% por vez, nunca dobrando, e mantendo cada etapa por vários dias. Recue assim que vir adiamentos, erros de limitação de taxa ou uma taxa de spam subindo. A seguir, dois cronogramas conservadores.

Antes das tabelas, um ponto honesto. Nenhum grande provedor de caixa postal publica um cronograma de aquecimento. Todo cronograma que você encontrar, incluindo este, é o julgamento de alguém. O que os provedores publicam é o princípio, e o cronograma deve partir dele.

O que o Google realmente diz sobre volume

As diretrizes para remetentes de e-mail do Google têm uma seção chamada "Aumente o volume de envio lentamente". As partes úteis, citadas:

• "Quanto mais e-mails você envia, mais lentamente deve aumentar o volume de envio."
• "Você pode aumentar o volume de envio mais rapidamente quando envia diariamente em vez de semanalmente."
• "Comece com um volume de envio baixo para usuários engajados e aumente o volume lentamente ao longo do tempo."
• "Evite picos repentinos de volume se você não tem histórico de envio de grandes volumes. Por exemplo, dobrar de repente os volumes enviados anteriormente pode resultar em limitação de taxa ou queda de reputação."
• "Envie e-mails em um ritmo constante. Evite enviar e-mails em rajadas."
• "Se as mensagens começarem a dar bounce ou a ser adiadas, reduza o volume de envio até a taxa de erros SMTP diminuir. Depois, aumente lentamente de novo."

Ele também explica por que isso vale tanto para domínios quanto para IPs: "As cotas de DKIM e SPF são específicas do seu domínio", enquanto "A cota do endereço IP é compartilhada por todos os remetentes que usam esse endereço IP". Um domínio novo nos IPs compartilhados de um ESP bem estabelecido ainda tem um domínio para aquecer.

Disso saem três regras que moldam tudo o que vem abaixo:

1. Nunca dobre. Cada etapa é cerca de 1,5 vez a anterior, ou menos.
2. Mantenha cada etapa por vários dias de envio, para que os problemas tenham tempo de aparecer antes de você adicionar volume.
3. Os melhores destinatários primeiro. O volume inicial vai para as pessoas com mais chance de abrir e responder.

Cronograma 1: uma caixa nova de cold email

Para uma caixa nova num domínio secundário novo (configurado como no nosso guia de domínio secundário), com meta de 40 envios por dia. Os 40 são uma suposição sobre onde você quer chegar, não um número seguro, e o nosso post sobre cold emails por dia por caixa explica como escolher o seu.

Semana	Envios por dia (dias úteis)	Quem recebe
1	5	Colegas, amigos, contatos existentes que vão responder
2	8, depois 12	Contatos existentes mais os seus prospects verificados de melhor encaixe
3	18	Prospects verificados
4	27	Prospects verificados
5	40	Prospects verificados; fique aqui

Cada etapa é aproximadamente 1,5 vez a anterior. Se o aquecimento automático da sua plataforma estiver ligado, os envios dele contam no total. O cronograma trata de quanto e-mail sai da caixa, não só de quanto vai para prospects.

Cronograma 2: um domínio de marketing novo

Para uma newsletter ou programa de marketing que está mudando para um domínio de envio novo, com meta de 20.000 mensagens por dia. Comece com os assinantes que se engajaram mais recentemente, por exemplo quem abriu ou clicou nos últimos 30 dias, e adicione segmentos mais antigos conforme o volume cresce.

Dias	Envios por dia	Público
1-3	500	Engajados nos últimos 30 dias
4-6	750	Engajados nos últimos 30 dias
7-9	1.100	Engajados nos últimos 30 dias
10-12	1.700	Engajados nos últimos 60 dias
13-15	2.500	Engajados nos últimos 60 dias
16-18	3.800	Engajados nos últimos 90 dias
19-21	5.700	Engajados nos últimos 90 dias
22-24	8.500	Engajados nos últimos 6 meses
25-27	12.800	Engajados nos últimos 6 meses
28-30	19.000	Lista ativa completa
31+	20.000	Lista ativa completa

Isso dá cerca de um mês num ritmo constante de 1,5x a cada três dias. Na prática, duas coisas vão desacelerar o processo, e devem:

• Acabam as pessoas engajadas. Se o seu segmento de engajados em 30 dias tem 800 pessoas, você não pode enviar 1.100 para ele. Fique no tamanho dele por mais tempo em vez de completar com segmentos frios.
• Você envia semanalmente, não diariamente. O Google diz que quem envia todo dia pode aumentar mais rápido. Se você envia duas vezes por semana, trate cada envio como uma etapa e espere que a subida leve cerca do dobro do tempo.

O volume total passa de 5.000 por dia por volta do dia 19. O limite do Google fica perto de 5.000 por dia para contas pessoais do Gmail, então, dependendo de quanto da sua lista está no Gmail, você vai cruzá-lo nesse momento ou logo depois, e quando cruzar, o Google classifica o domínio como remetente em massa de forma permanente. Garanta que tudo dos requisitos para remetentes em massa do Gmail e do Yahoo esteja pronto antes de chegar lá, não depois.

Regras de parada: quando desacelerar

Um cronograma sem regras de parada é só um calendário. Cheque isto antes de cada aumento:

Sinal	Onde você vê	O que fazer
Respostas 4.7.28 do Gmail	O log de bounces/adiamentos do seu ESP	Google: pare por pelo menos 10 minutos, retome com uma conexão e adicione conexões uma de cada vez. Volte à etapa anterior por 3+ dias
Outros adiamentos 421 ou 451 aumentando	Log de bounces/adiamentos	Mantenha o volume; não aumente até que eles voltem a cair
Hard bounces acima de cerca de 2%	Relatórios do ESP	Pare. A lista precisa de limpeza, não de mais aquecimento
Taxa de spam acima de 0,1%	Google Postmaster Tools	Mantenha ou recue; restrinja o público a segmentos mais engajados
Aberturas ou respostas caindo enquanto o volume sobe	Seus próprios relatórios	Possível entrega no spam. Mantenha e cheque algumas caixas seed

O conselho do Google sobre limitação de taxa é específico. Quando ele rejeita com 4.7.28 e não diz se a cota de DKIM, de SPF ou de IP foi excedida, "presuma que as três foram afetadas".

A linha de bounces merece destaque porque o aquecimento é onde acontece a maior parte do dano evitável. Um domínio novo não tem histórico para diluir um envio ruim. Se as primeiras centenas de mensagens incluírem algumas dezenas de endereços mortos, o primeiro registro do domínio é um problema de bounce. Verifique cada lista antes de ela tocar um domínio em aquecimento. O nosso verificador de e-mail gratuito cuida de endereços individuais, e é melhor segurar os resultados catch-all e arriscados até o domínio estar estabelecido.

Sobre ferramentas automáticas de aquecimento

Muitas plataformas de cold email incluem um recurso de aquecimento. Normalmente, caixas de uma rede compartilhada enviam e-mails umas para as outras, abrem, respondem e tiram mensagens do spam. O guia de configuração do Instantly, por exemplo, diz para aquecer contas novas "por pelo menos 2 semanas" antes das campanhas.

O que podemos dizer com segurança:

• Elas criam, sim, um histórico de envio diário consistente, que a orientação do Google prefere em vez de rajadas.
• O engajamento vem de outras caixas de aquecimento, não dos seus prospects.
• Nem Google, nem Yahoo, nem Microsoft publicaram como tratam o tráfego de redes de aquecimento, então qualquer afirmação sobre o que elas conseguem exatamente é uma afirmação do fornecedor.

Então use-as, se quiser, como um piso de atividade constante, e não deixe uma pontuação de "100% warm-up health" (100% de saúde de aquecimento) substituir as regras de parada acima. O que você está tentando construir são destinatários reais respondendo a e-mails reais.

Quando aquecer de novo

• Domínio ou subdomínio novo: sempre.
• IP dedicado novo: sim. A reputação de IP começa do zero. Veja IP compartilhado vs. dedicado.
• Trocar de ESP no mesmo domínio e em IPs compartilhados: o domínio tem histórico, mas a orientação do Google diz "Depois de fazer qualquer mudança significativa na sua infraestrutura de envio ou na estrutura de cabeçalhos do e-mail, aumente separadamente o segmento de tráfego modificado". Uma subida mais curta é sensata.
• Um domínio que ficou parado por meses: trate-o como parcialmente frio e suba o volume de novo.
• Mudar substancialmente o formato dos seus e-mails: o Google diz para "aumentar gradualmente o volume de envio das mensagens com o novo formato".

A conclusão prática

Escolha um volume-alvo, comece com um décimo dele ou menos para os seus melhores destinatários e aumente cerca de metade a cada vez, mantendo cada etapa por alguns dias. Cheque as regras de parada antes de cada aumento e recue sem discutir com elas. E limpe a lista primeiro: nenhum cronograma sobrevive a um primeiro envio ruim.